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Nos modèleschevron_rightEntretien d'accompagnement

Entretien d'accompagnement

Dure 20 à 40 minutes
À faire 4 fois par an
#20 minutes#Efficace
Objectif

Faire un suivi régulier des actions du collaborateur et le motiver à court terme



Description

Quelle est la première source de conflit entre manager et collaborateur ? Le manque de suivi ! La confiance se construit, elle ne se décrète pas. Manager ou managé, vous avez un espace d'échange régulier, planifié, qui vous permet écoute, aide, ajustements, motivation et délégation. Il créé et maintient la confiance. C'est aussi synonyme de sécurité pour l'entreprise, cela évite que les écarts se creusent entre résultats attendus et observés. Ce rdv ritualisé vous permettra de prendre du plaisir dans le suivi de vos projets et le management de vos équipes.



Les étapes clés

Maintenant - Planifier et informer :
Inscrivez dans vos agendas un entretien de suivi par collaborateur toutes les 3 à 6 semaines (durée 45 minutes). En cas d’impossibilité (vacances, actualité professionnelle) reportez le rdv mais ne l’annulez pas ! Démontrez à vos collaborateurs qu’ils restent prioritaires.

J-7 à J-1 de l'entretien - Préparer votre collaborateur :
Envoyez une invitation à un entretien de suivi. Joignez le document préparation collaborateur.

J-3 à J-1 de l'entretien - Préparer l’entretien :
Editez et remplissez la préparation du manager dans le document entretien de suivi.

Jour J de l'entretien - Animer l’entretien :
Assurez-vous que le collaborateur a préparé par écrit, utilisez le document entretien de suivi pour poser l’ensemble des questions dans l’ordre chronologique. Citez votre préparation uniquement s’il n’évoque pas ces points.
Question 1 : Valorisez et notez les réussites. Ecoutez, encouragez, félicitez
Question 2 : Valorisez son analyse, écoutez, chaque point devra être concrétisé dans la question 3
Question 3 : Pour une délégation optimale, c’est le collaborateur qui se fixe son plan d’action. Assurez-vous que cela reste dans le cadre des moyens à sa disposition (moyens, délais) et si nécessaire fixez des étapes de contrôle avant le prochain entretien.

Après l'entretien - Suivre les décisions :
Faites un suivi régulier du plan d'action décidé en entretien avec votre collaborateur.

Les clés d'un entretien réussi

Manager
- Je respecte la fréquence des entretiens
- J’invite mon collaborateur une semaine à l’avance
- Je me prépare par écrit
- Je respecte la chronologie des questions
- Je remplis le plan d’actions
- Je mets à jour ses données personnelles
- Je fais valider le compte rendu par mon collaborateur

Collaborateur
- Je relance mon manager en cas d’annulation d’entretien
- Je prépare mes réponses par écrit
- Je réponds en respectant la chronologie des questions
- Je fais des propositions de plan d’actions
- Je relis le compte-rendu avant de valider l’entretien

Les attitudes gagnantes lors de l’entretien

L’attitude positive :

C’est un regard ouvert sur l’entretien. Envisager le succès de la collaboration et transmettre sa confiance.

Les bonnes questions :

Il n’y a pas de mauvaises réponses, il n’y a que des mauvaises questions

L’écoute active :

Apporter une réelle attention à ses réponses. Laissez lui la parole tant qu’il n’aura pas laissé 4 secondes de silence.

D’abord le positif :

Pour valider l’avancée du projet pour sécuriser, pour que le collaborateur trouve l’énergie et l’envie de se dépasser.

Questionner pour déléguer :

Laisser le collaborateur choisir son chemin, pour ne pas le confiner dans un rôle d'exécutant : « Comment comptes-tu t-y prendre ? »

Contrôler pour aider :
Ne pas laisser les écarts se creuser, bâtir la confiance en définissant des points de suivi réguliers.

Questionnaire de l'entretien

Quels sont les points positifs de la période écoulée ?
  • Préparation collaborateur :
    Quels sont les points positifs de la période écoulée ?
  • Préparation manager :
    Quels sont ses points positifs de la période écoulée ?
Quelles actions avez-vous réalisées ?
  • Préparation collaborateur :
    Quelles actions avez-vous réalisées ?
  • Préparation manager :
    Quelles actions a-t-il/elle réalisées ?
Quels sont les points à améliorer pour la période à venir ?
  • Préparation collaborateur :
    Quels sont les points à améliorer pour la période à venir ?
  • Préparation manager :
    Quels sont les points à améliorer ?
Quelles nouvelles actions allez-vous mettre en place ?
  • Préparation collaborateur :
    Quelles nouvelles actions allez-vous mettre en place ?
  • Préparation manager :
    Quelles nouvelles actions peut-il/elle mettre en place ?

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